ברוב עסקי היבוא והסיטונאות מדובר במאות ואף אלפי פריטים שונים, לעיתים עם קודי מק"ט דומים או וריאציות (צבע, גודל, אצווה). ניהול ידני של היקף כזה מגדיל דרמטית את הסיכוי לטעויות אנוש.

מעקב מלא ומדויק אחר כמויות וזמינות לכל פריט לפי מספר מק"ט, המתעדכן בזמן אמת עם כל תנועת מלאי - קליטה, מכירה, החזרה. כך תמיד ידוע כמה יש בפועל מכל מוצר, בלי להסתמך על ספירות ידניות או הערכות.

מחסן גדול בלי שיטת מיקום ברורה הופך כל תהליך ליקוט למסע חיפוש. ככל שהמחסן גדל, כך גדל הזמן המבוזבז על חיפוש פריטים וכך גם התסכול של הצוות.

במקום שהעובד "יזכור" או יחפש היכן נמצא כל פריט, המערכת מנחה אותו ישירות למיקום המדויק במחסן. זה מקצר משמעותית את זמן הליקוט ומצמצם טעויות, במיוחד במחסנים גדולים או עם מלאי שמתחלף לעיתים קרובות.

יבואנים וסיטונאים עובדים לרוב עם עשרות עד מאות לקוחות עסקיים, בתנאי אשראי שונים (שוטף+30, שוטף+60 וכו'). בלי כלי מרוכז קל לאבד מעקב, ליצור עיכובים ובעיות בחיוב וגבייה.

תמונת מצב מרוכזת של יתרות חוב לפי לקוח, כולל תנאי אשראי ומועדי פירעון. במקום לרדוף אחרי מידע פזור בין חשבוניות וגיליונות נפרדים, ניתן לראות במבט אחד מי חייב, כמה, וממתי - מה שמאפשר מעקב גבייה יזום ולא רק תגובתי.

כשגבייה מתבססת על טלפונים חוזרים, המתנה להעברה בנקאית או תיאום פגישה לחתימה על שובר - התהליך מתארך ותזרים המזומנים של העסק נפגע.

ניתן לסלוק תשלומים ישירות דרך המערכת וכן לשלוח ללקוח בקשת תשלום מרחוק בלי צורך שהוא יגיע פיזית או שיועבר אישור טלפוני. כך התשלום מתבצע מהר יותר וללא תלות בזמינות של אף אחד מהצדדים. המערכת תומכת במגוון שיטות תשלום כגון: Apple Pay, Google Pay, כרטיס אשראי ואף ביט.

כשההזמנה משולמת רק בזמן המסירה, קשה לתעד את התשלום בצורה מסודרת, לתת קבלה במקום, ולוודא שהתשלום אכן התקבל בסכום הנכון.

השליח יכול לגבות תשלום בזמן האספקה (COD) באמצעות מכשיר סליקה נייד ומאובטח מסוג EMV, התומך בתשלום מטלפון נייד, שעון חכם, Apple Pay, Google Pay, כרטיס אשראי ואף ביט - כך שהתשלום מתועד ומסולק באופן מיידי, ישירות בנקודת המסירה.

בניגוד לחנות קמעונאית בודדת, יבואן או סיטונאי שולח סחורה למספר רב של יעדים ביום, מה שהופך את תכנון מסלול ההפצה למשימה מורכבת בהרבה כשהיא נעשית ידנית.

המערכת בונה מסלול הפצה אופטימלי שמתחשב בדרך ובמרחק בין הנקודות, במקום שהשליח או מתכנן המסלולים יעשה זאת ידנית על מפה. במקביל, ניתן לעקוב אחר סטטוס כל משלוח - מה שמצמצם מחלוקות מול לקוחות.

כתיבת פרטי לקוח, כתובת וכמות פריטים בכתב יד או בהדפסה נפרדת לכל הזמנה גוזלת זמן ומגדילה את הסיכוי לטעות בזיהוי החבילה.

המערכת מפיקה מדבקות הפצה מותאמות אישית לכל הזמנה, הכוללות את פרטי הלקוח, כתובת האספקה, כמות הארגזים או הפריטים לחלוקה, הערות ונתונים נוספים - בין אם ההפצה מתבצעת דרך חברת שליחויות חיצונית ובין אם באמצעות צי הפצה פנימי (in-house).

כשאין תיעוד רשמי של מסירת ההזמנה, קשה להוכיח ללקוח (או לעצמכם) שהחבילה אכן נמסרה, במיוחד כשמדובר בכתובות עסקיות עם כמה נקודות קבלה.

לכל משלוח ישנה הוכחת מסירה, הכוללת צילום בפועל של החבילה או של אישור הקבלה בנקודת היעד. חתימת המקבל נשמרת דיגיטלית בשרתי החברה ומקושרת להזמנה הספציפית, כך שבמקרה של מחלוקת יש גיבוי מיידי וברור הקביל מבחינה משפטית.

בלי מעקב חי, קשה לדעת באמצע היום היכן בדיוק נמצא השליח, כמה תחנות נותרו לו, והאם יעמוד בלוח הזמנים - מה שמקשה גם לענות ללקוחות ששואלים "איפה ההזמנה שלי".

ניתן לעקוב בזמן אמת אחר התקדמות קו החלוקה - אילו תחנות כבר בוצעו, מה נותר, ומה סטטוס כל הזמנה בודדת. כך יש שליטה מלאה על מהלך היום, ותשובה מיידית לכל שאלה של לקוח לגבי מיקום ההזמנה שלו.

כשפרטי שיחה עם לקוח (בקשה מיוחדת, תלונה, הבטחה להזמנה עתידית) לא מתועדים במקום מסודר, קל לשכוח לחזור אליו בזמן - וזה פוגע באמון ובמכירה החוזרת.

המערכת מאפשרת לתעד שיחות מול לקוחות ולהוסיף תזכורות מותאמות אישית להזמנות עתידיות, כך שאף פנייה או הבטחה לא נופלת בין הכיסאות, ואפשר לחזור ללקוח בדיוק בזמן שסוכם.

כשאין מעקב שיטתי אחר תדירות הרכישה של כל לקוח, קל לפספס לקוח שפשוט הפסיק להזמין והוא עלול לעבור למתחרה בלי שהעסק בכלל ידע.

אלגוריתמים חכמים מזהים אוטומטית לקוח שלא ביצע רכישה מעבר לפרק זמן מוגדר, ומאפשרים ליצור איתו קשר ולחדש את הפעילות עוד לפני שהוא מנתק קשר עם העסק לגמרי. בנוסף, ניתן להציג מבצעים ולדוור עדכונים ללקוחות באופן שוטף.

כשכל אנשי הצוות פונים ללקוחות בערוץ אחר ובניסוח משלהם, קשה לשמור על מסר אחיד, ולעיתים גם קל לפספס פנייה שנשלחה בערוץ ש"לא עוקבים אחריו".

ניתן להתנהל מול הלקוחות במספר ערוצי דיוור: וואטסאפ עסקי אוטומטי המאושר על ידי חברת מטא, וכן במייל או בהודעות טקסט, תוך שימוש בתבניות קבועות שמייתרות את הצורך בניסוח ידני מחדש בכל פנייה - לדוגמה עדכונים על מבצעים, בקשות תשלום ועוד.

בעסק עם כמה עובדים ותהליכים מקבילים (הזמנה, ליקוט, משלוח, גבייה), קל שמשימה תישאר תקועה בלי שאף אחד ייקח עליה אחריות.

יכולות ניהול המשימות המובנות במערכת מאפשרות להקצות משימה לעובד ספציפי, לעקוב אחר הסטטוס שלה ולוודא שהיא אכן מטופלת עד הסוף - הכל בתוך אותה מערכת שבה מתנהלת שאר הפעילות.

עסקים שמשתמשים בכלים שונים לניהול שומרים קבצים (חשבוניות, דוחות עובדים, דוחות סליקה וכו') במחשבים שונים ולא במקום אחיד ומסודר.

בעל העסק נדרש לחפש מידע במחשב הספציפי שבו הוא נשמר - לא נוח, לא זמין, ומבזבז זמן יקר.

המערכת מנוהלת מהענן - כל הפעילויות מתבצעות דרכה ונשמרות בשרתי החברה. ניתן לגשת לכל המידע מכף היד, מכל מחשב, טאבלט או טלפון נייד, מכל מקום ובכל שעה. כך המידע תמיד נגיש, מסודר וזמין לבעל העסק.

כשהאתר והמערכת הפנימית לא מדברים אחד עם השני, כל הזמנה שמתקבלת באתר צריכה להיות מוזנת ידנית גם למערכת הניהול - מה שגוזל זמן ומגדיל את הסיכוי לטעות או לפספוס הזמנה.

המערכת מתממשקת באופן מלא עם אתר המכירות שלכם, כך שהזמנות שמתקבלות באתר נכנסות ישירות למערכת בזמן אמת - מכל אחת מהפלטפורמות המוכרות והנפוצות, כמו WordPress, Wix, Shopify ואחרות.

הפקת חשבוניות וקבלות שלא עומדות בתקן הנדרש עלולה ליצור בעיה מול רשויות המס, ואילו העברת נתונים ידנית להנהלת החשבונות בסוף כל חודש היא עבודה חוזרת ומיותרת.

המערכת מוכרת ומאושרת על ידי רשות המסים להפקת מסמכים חשבונאיים, וכן מאפשרת יצוא נתונים בלחיצת כפתור ישירות להנהלת החשבונות שלכם - ללא צורך בהעתקה ידנית של נתונים בין מערכות.